報連相って？いまさら聞けない基礎知識

みなさま、こんにちは。

みなさんは祇園祭をご存知ですか？

京都では祇園祭・後祭の山鉾巡行があり、江戸時代以降巡行を見合わせていた「鷹山」が、１９６年ぶりに復帰しました。

]後祭の巡行は、京都市中京区の烏丸御池交差点を出発し、前祭とは逆の順路で都大路を巡ります。

山鉾巡行は、新型コロナウイルスの影響で去年とおととしは中止され、３年ぶりの実施となりました。

ことしからは、江戸時代に大雨の被害を受けて巡行を休止していた「鷹山」が、１９６年ぶりに復活しました。

https://news.yahoo.co.jp/articles/5e0dfc9307f22e540eae6555d46b83075b1d423c

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今回は報連相について書いていこうと思います。

報連相という言葉は皆さんもよくきくのではないでしょうか。

しかし、その意味や目的をきちんと説明できますか？

感覚的に理解をしていても説明ができないという人は多いのではないでしょうか。

社会人になると、報連相の重要性を実感する機会が多いと思います。

報連相が重要だとわかっていても、なかなかクセ付けできずに悩まれているという方、また管理職として組織内に報連相を根付かせることに苦労されているという現場の声もよく聞きます。

そんな報連相の守るべきポイントをご紹介していきます。

1.報告とは

報告とは、任務を受けた者がその状況を告げ知らせることを意味します。

特にビジネスの分野においては、上司からの指示・命令・依頼に対して、部下が状況報告・結果を共有する意味で使われます。

例えば、上司から*「資料を作成してほしい」*という依頼を受け取れば、作成した資料を提出するか、作成できないと伝えるか、など何かしらの報告をしなければなりません。

その意味で、報告とは義務的なコミュニケーションと言えます。

2.連絡の意味

連絡とは、情報を知らせることを意味します。

特にビジネスの分野においては、関係者全員に事実を周知する意味で使われます。

大事なのは、事実のみを伝えることで自分の意見などは必要ありません。

例えば、仕事の進行過程において何か突発的な問題が発生した時、関係者に対して「問題が発生している」事実を共有することで、意見を仰ぐこともできます。

3.相談の意味

相談とは、物事を決定する際に他の人に意見を求めたり、話し合いをすることを意味します。ビジネスにおいて、経験したことがない事態に直面することは多々あります。

判断を間違えると取り返しの付かないことになりかねません。

そんな時に、上司や先輩、同僚などに相談することで判断材料を増やし、正しい判断ができるように相談を行います。

報連相はなぜ重要なのか

それは仕事のほとんどがチームとして成り立っているからです。チームで仕事をする以上意思疎通はとても大切になります。意思疎通ができていないとトラブルの原因になりますし仕事のスピードも遅くなります。意思疎通を滞りなく行うために必要なものこそ報連相なのです。

報連相は目的を理解して行おう

報連相は、上司から部下への指示や命令から始まることが多くあります。
しかし、その指示や命令の目的を理解しておかないと、相手が求めている内容ではない報連相をしてしまうことがあります。

目的の重要性を上手く表した話として、三人のレンガ積みの話があります。

とある町の建築現場で三人の男がレンガを積んでいました。そこを通りかかった人が、男たちに「何をしているのか？」と尋ねました。
すると、一人目の男は、「レンガを積んでいるのさ」と答え、二人目の男は、「食うために働いているのさ」と答えました。そして、三人目の男は、明るい表情でこう答えました。「後世に残る大聖堂を造っているんだ！」と。

一人目の男は単に命令を遂行しているにすぎず、二人目の男は、行動の目的を理解していない状態で、ともに自分で考えることもなく作業しているので工夫をすることは期待できません。三人目の男は、指示によって行動の目的を理解しているので、「これでいいのか」「もっといい方法はないのか」と考え自主的に行動することができます。

報告は義務的なコミュニケーションですが、連絡と相談は自発的なコミュニケーションのため、なかなか活発に行われないということがあります。

そのためにも、自分が今なぜそれを指示されているのか、どういう目的で行われているのかを理解することで、必要に応じて連絡、相談をしなければならないことがわかります。

報連相を怠ると、仕事ができない人と上司に思われることも多く、社会人なら必ず身につけておきたいものでもあります。